- Desde el año 2007 se han incrementado en un 245% el número de gestiones telemáticas realizadas en las notarías catalanas
- Entre ellas, más de 330.000 de copias electrónicas de las escrituras enviadas para su inscripción en distintos Registros o casi 110.000 partes testamentarios
- Los notarios cuentan con la mayor red informática del país y suponen la segunda base de datos más completa del Estado
¿Sabía que el notariado es uno de los colectivos profesionales más avanzado tecnológicamente? ¿Y que la base de datos confeccionada a partir de la información suministrada en las notarías es la segunda más amplia del país? De hecho, los notarios disponen de la mayor red informática del país, que integra y conecta en tiempo real las más de 2.800 notarías españolas – 431 de ellas en Cataluña ‐ para conectar tanto con las distintas administraciones como entre las propias notarías, con la máxima seguridad y con un considerable ahorro de tiempo para los ciudadanos. Más de 330.000 de copias electrónicas de las escrituras enviadas para su inscripción en distintos Registros o casi 110.000 partes testamentarios son algunos de los 1.650.000 trámites realizados telemáticamente en las notarías catalanas en el último año, el doble que en 2009.
Esta es parte de la información que recogen los casi 22.000 trípticos informativos distribuidos en las notarías de Cataluña, donde se informa a los ciudadanos sobre las distintas gestiones telemáticas que pueden hacer en su nombre y los beneficios que suponen para ellos: desde el envío de copias electrónicas de las escrituras a los registros para su inmediata inscripción, hasta la constitución de una empresa online en 24 horas, o el pago de determinados impuestos. Por ejemplo, la copia autorizada electrónica notarial (en 2015 se enviaron más de 25.000) permite que varios ciudadanos firmen una escritura pública, casi de forma simultánea, desde distintos puntos de la geografía española, lo que supone ahorro en tiempo, desplazamientos y costes.
Ventajas en el ámbito inmobiliario, herencias y testamentos, donación y ámbito mercantil
El material distribuido por el Colegio Notarial de Cataluña y editado por el Consejo General del Notariado detalla cómo ayuda la tecnología en los procesos en que interviene un notario y en qué ventajas se traduce para el ciudadano tanto en el ámbito inmobiliario, como en el mercantil, o en las herencias, testamentos y donaciones.
‐ En el ámbito inmobiliario
En el caso de una compraventa, el notario puede solicitar información al Registro de la Propiedad para conocer en qué situación se encuentra el inmueble (si tiene cargas pendientes de pago, si está hipotecado…) y mantener la comunicación con el Registro durante todo el proceso de compraventa para estar informado de cualquier cambio que se produzca. Además, tal como indica Joan Carles Ollé, decano del Colegio Notarial de Cataluña, “tras asesorar al ciudadano imparcialmente sobre las condiciones del contrato y redactar la escritura pública de compraventa, el notario contactará telemáticamente con el ayuntamiento correspondiente para saber si el propietario ha pagado el Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI) y le informará al respecto”. Sólo en 2015 se ha consultado y pagado casi 70.000 veces este impuesto vía online desde las notarías catalanas.
Además de otros trámites, como la comprobación online de si el inmueble está o no al corriente de los pagos de la comunidad de vecinos, tal y como explica el tríptico informativo, el notario también puede realizar por el ciudadano el pago telemático de los impuestos de la compraventa (casi 30.000 liquidaciones telemáticas del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados en 2015 en Cataluña) y notificar electrónica y gratuitamente el cambio de titularidad al Catastro (como se ha hecho más de 150.000 veces en el último año).
En caso de contratarse un préstamo hipotecario, el notario redactará la escritura pública y enviará una copia electrónica autorizada al Registro. En Cataluña, a lo largo del 2015, se han inscrito
285.000 escrituras en el Registro de la Propiedad por esta vía.
‐ Para gestionar Herencias y Testamentos
Sólo en el año 2015 se realizaron en Cataluña casi 110.000 partes testamentarios (partes que los notarios envían al Registro de Actos de Últimas Voluntades para informar de los testamentos que han autorizado, de forma que cuando el testador fallezca, sus familiares puedan localizar qué notario redactó y custodia el testamento). El tríptico informativo destaca una clara ventaja en este ámbito: ahora, con una sola visita al notario se soluciona aquello para lo que antes se necesitaban cinco o seis desplazamientos. Por ejemplo, para obtener el Certificado de Últimas Voluntades, el documento que acredita cuál es el testamento vigente a fecha de fallecimiento del testador, el notario puede solicitar en nombre de un familiar por vía telemática este documento al Registro Actos de Últimas Voluntades, que guarda constancia de todos los testamentos existentes, las personas que los han otorgado y qué notarios los conservan. En el año 2015 se han solicitado más de 17.000 certificados online de últimas voluntades desde las notarías catalanas.
Lo mismo ocurre con la solicitud de Certificados de Seguros de Vida (casi 25.000 solicitudes desde las notarías catalanas en el último año), cuya información puede pedir el notario para que los herederos puedan reclamar el cobro de la indemnización que les corresponda.
‐ Para hacer una donación
El notario puede estudiar su viabilidad y costes, así como encargarse de todas las gestiones necesarias con una única visita del ciudadano a la notaría. Además de contar con la asesoría imparcial y gratuita del notario, calculará lo que corresponderá del impuesto de donaciones y la plusvalía municipal, además de enviar la copia electrónica autorizada de la escritura al Registro de manera telemática para el cambio de la titularidad.
‐ En el ámbito mercantil
Tal y como destaca el tríptico, hoy en día es posible crear una empresa por vía telemática en cualquier notaría en 24 horas gracias a la firma electrónica notarial. Además de asesorar jurídicamente sobre el cauce más apropiado para el proyecto empresarial y de redactar y autorizar la escritura pública de constitución, el notario puede solicitar telemáticamente en nombre del ciudadano la denominación social y el CIF provisional y presentar la copia online de la escritura para su inscripción en el Registro mercantil. Hace unos años, muchos de estos pasos los tenía que dar el ciudadano de manera autónoma, por lo que el beneficio en ahorro de desplazamientos, preocupaciones y gastos es claro.
En suma, a lo largo del año pasado, se han realizado 1.649.526 de trámites de manera telemática en las notarías catalanas, más del doble que en 2007 (675.031).
Resulta de especial interés el gran número de gestiones telemáticas que se realizan entre el Notariado y diversos organismo de la Administración. Por ejemplo, el número de envíos de copias electrónicas de las escrituras a Ayuntamientos y Comunidades Autónomas en 2015 alcanzó la cifra de 245.000 en Cataluña, y el número de fichas notariales, con los principales datos extraídos de las escrituras de interés para las administraciones públicas, llegó a 660.000.
La Agencia Notarial de Certificación (ANCERT)
Con sede en Barcelona, fue constituida en 2002 por el Consejo General del Notariado con el objetivo de poner en práctica el plan de modernización tecnológica de los notarios. Cuenta con más de 100 profesionales que desarrollan aplicaciones electrónicas, seguras, rápidas y eficaces que ayudan a los notarios en su labor diaria y les conectan entre ellos y con numerosos organismos, públicos y privados.
Gracias a la creación de su propia empresa, el notariado dio un gran paso en 2003 con la Firma Electrónica Reconocida Notarial (FEREN). Con ella se realizan más de 13 millones de gestiones telemáticas cada año de forma segura. Además, tanto los ciudadanos como las empresas pueden obtener certificados electrónicos notariales. El segundo hito fue la creación del Sistema Integrado de Gestión (SIGNO), una plataforma tecnológica que conecta a todas las notarías catalanas y españolas entre sí y con organismos públicos y privados.
Además, el Índice Único Electrónico Notarial es una enorme base de datos elaborada por el notariado que almacena y clasifica electrónicamente el contenido de las escrituras y de las actas públicas autorizadas por los notarios, con total confidencialidad. Gracias a él, el colectivo notarial puede facilitar a las Administraciones información estadística de interés social y económico, además de colaborar activamente en la prevención del blanqueo de capitales y del fraude fiscal. Por último, el portal gratuito del Centro de Información Estadística del Notariado (CIEN) ‐ www.cienotariado.org‐ pone a disposición de los ciudadanos numerosos datos estadísticos sobre compraventa de inmuebles, préstamos hipotecarios, testamentos, capitulaciones matrimoniales, creación de empresas, donaciones, poderes, etc., contribuyendo a la transparencia y el intercambio de información.
Las cifras online de 2015 en Cataluña
- 1.650.000 gestiones telemáticas
- 330.000 de copias electrónicas de las escrituras enviadas para su inscripción en distintos Registros
- 110.000 partes testamentarios
- 70.000 consultas y pagos online del Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI)
- 25.000 copias autorizadas electrónicas notariales
- 30.000 liquidaciones telemáticas del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (impuestos de la compraventa)
- 150.000 notificaciones electrónicas del cambio de titularidad al Catastro
- 285.000 escrituras inscritas en el Registro de la Propiedad
- 17.000 solicitudes de Certificados de últimas voluntades
- 25.000 solicitudes de Certificados de Seguros de Vida
- 245.000 envíos de copias electrónicas de las escrituras a Ayuntamientos y Comunidades Autónomas
- 660.000 envíos de fichas notariales, con los principales datos extraídos de las escrituras de interés, para las administraciones públicas
